Najkrótszą i najszybszą drogą na efektywną windykację poprzez odzyskanie należności przed sądem jest skierowanie sprawy na drogę postępowania nakazowego.
Postępowanie nakazowe
Co do zasady Sąd wydaje nakaz zapłaty jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych. Po utracie mocy lub uchyleniu nakazu zapłaty albo w przypadku braku podstaw do jego wydania sąd rozpoznaje sprawę według przepisów ogólnych.
W nakazie zapłaty sąd nakazuje pozwanemu, aby w terminie oznaczonym w nakazie zaspokoił roszczenie w całości wraz z kosztami albo wniósł środek zaskarżenia. Termin ten wynosi: dwa tygodnie od dnia doręczenia nakazu w przypadku nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu upominawczym, gdy doręczenie nakazu pozwanemu ma mieć miejsce w kraju. Nakaz zapłaty doręcza się stronom. Pozwanemu nakaz zapłaty doręcza się z odpisem pozwu, z odpisami załączników do pozwu oraz pouczeniem o terminie i sposobie zaskarżenia nakazu oraz skutkach jego niezaskarżenia. Nakaz zapłaty, od którego nie wniesiono środka zaskarżenia, ma skutki prawomocnego wyroku.
Środek zaskarżenia od nakazu zapłaty
Środek zaskarżenia od nakazu zapłaty wnosi się do sądu, który wydał nakaz zapłaty. W piśmie zawierającym środek zaskarżenia od nakazu zapłaty pozwany powinien wskazać, czy zaskarża nakaz w całości czy w części oraz przedstawić zarzuty, które pod rygorem ich utraty należy zgłosić przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy. Sąd odrzuca środek zaskarżenia niedopuszczalny, spóźniony, nieopłacony lub dotknięty brakami, których nie usunięto pomimo wezwania. Nakaz zapłaty sąd wydaje na posiedzeniu niejawnym. Czynności w sprawie, z wyłączeniem prowadzenia rozprawy i wydania wyroku, może wykonywać referendarz sądowy.
Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym
Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym wydaje się na wniosek powoda zgłoszony w pozwie. Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu: dokumentem urzędowym; zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem; wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu. Sąd wydaje również nakaz zapłaty przeciwko zobowiązanemu z weksla lub czeku należycie wypełnionego, których prawdziwość i treść nie nasuwają wątpliwości. Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie dołączonej do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego w rozumieniu art. 4 pkt 1a ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, odsetek w transakcjach handlowych określonych w tej ustawie lub rekompensaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 tej ustawy, oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów odzyskiwania należności, jeżeli powód dochodzi również zwrotu kosztów, o których mowa w art. 10 ust. 2 tej ustawy.
W sprawach tych przewodniczący i sąd są obowiązani podejmować czynności tak, by pierwsze posiedzenie wyznaczone w celu wydania nakazu zapłaty, rozpoznania sprawy lub nadania jej innego biegu odbyło się nie później niż dwa miesiące od dnia wniesienia pozwu, a jeżeli pozew był dotknięty brakami – od dnia ich usunięcia. Nakaz zapłaty z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności. Powód wnosząc o dokonanie zabezpieczenia jest obowiązany wskazać sposób zabezpieczenia. Sąd na wniosek pozwanego może ograniczyć zabezpieczenie według swego uznania. Nakaz zapłaty wydany na podstawie weksla lub czeku staje się natychmiast wykonalny po upływie terminu do zaspokojenia roszczenia. W razie wniesienia zarzutów sąd może na wniosek pozwanego wstrzymać wykonanie nakazu. Przepisy o ograniczeniu wykonalności w sprawach przeciwko Skarbowi Państwa stosuje się odpowiednio.
Od nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym pozwany może wnieść zarzuty. W piśmie zawierającym zarzuty pozwany powinien wymienić fakty, z których wywodzi żądania, i dowody na wykazanie każdego z nich.
Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym
Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym w sprawach określonych w art. 480 [1] par. 1 kc, chyba że według treści pozwu: roszczenie jest oczywiście bezzasadne; twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość; zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego.
Od nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym pozwany może wnieść sprzeciw. Nakaz zapłaty traci moc w części zaskarżonej sprzeciwem. Sprzeciw jednego tylko ze współpozwanych o to samo roszczenie oraz co do jednego lub niektórych uwzględnionych roszczeń powoduje utratę mocy nakazu jedynie co do nich. Na wniosek strony sąd wydaje postanowienie stwierdzające utratę mocy nakazu zapłaty w całości lub części.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
W pozwie warto również zamieścić wniosek o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, o których mowa w art. 7 ust. 1 lub art. 8 ust. 1, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro przeliczonej na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne, stanowiącej rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Z kolei w myśl ust. 2 tego przepisu, oprócz kwoty, o której mowa w ust. 1, wierzycielowi przysługuje również zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę.
Sąd Okręgowy w Wyroku z dnia 16 sierpnia 2019 roku (sygn. akt VIII Ga 303/19) stwierdził, iż właściwa wykładnia przepisu art. 10 ust. 2 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, z jednej strony winna uwzględniać ochronę wierzyciela, który ma prawo sięgnąć po środki windykacyjne w razie opóźnienia w wykonaniu wymagalnego zobowiązania, z drugiej strony nie można stracić z pola widzenia potrzeby ochrony dłużnika przed takimi działaniami wierzyciela, które prowadziłyby do nadmiernego i nieuzasadnionego okolicznościami sprawy wzrostu zadłużenia z tytułu kosztów windykacji. Należy bowiem zauważyć, że wysokość kosztów windykacji, podlegających zwrotowi na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy winna uwzględniać interesy obu stron, a o wysokości tych kosztów powinny rozstrzygać okoliczności konkretnej sprawy, a nie reguły ustanowione z góry, pomiędzy wierzycielem a windykatorem.
Badając zatem zakres poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwotę 40 euro należy mieć na względzie, że muszą one spełniać kryterium „uzasadnionej wysokości”. Powoduje to zasadność brania pod uwagę takich okoliczności jak rozmiar i czasokres czynności związanych z działaniami windykacyjnymi, a nie wyłącznie treść umowy wierzyciela z firmą windykacyjną.